Geschützter Projektspeicher und Kundenaustausch
Für ein aktives Projektverhältnis kann DAXS einen geschützten Projektspeicher in der eigenen Nextcloud-Umgebung bereitstellen. Er dient als klarer, projektbezogener Ort für Unterlagen, Freigaben und den kontrollierten Austausch mit benannten Ansprechpartnern.
Projektunterlagen sicher austauschen
Je nach Projekt können dort Dokumentationen, abgestimmte Vertragsunterlagen, Freigaben, Übergabeinformationen, Auswertungen und andere kundenbezogene Unterlagen bereitgestellt werden. Die konkrete Ordnerstruktur und der berechtigte Personenkreis richten sich nach dem Vorhaben.
Sensible Unterlagen sollen nach Möglichkeit nicht über offene E-Mail-Verteiler oder unkontrollierte Freigabelinks ausgetauscht werden. Zu Beginn eines Projekts wird dafür ein geeigneter, praktikabler Weg vereinbart.
Zugänge, Rollen und Änderungen
Der Kunde benennt die Personen, die Zugriff benötigen. DAXS richtet Berechtigungen im vereinbarten Umfang ein und unterstützt bei Änderungen. Der Kunde meldet ausscheidende oder nicht mehr zuständige Personen zeitnah, damit Zugriffe angepasst werden können.
Kein pauschales Cloud-Angebot
Der Projektspeicher wird nicht als allgemeine öffentliche Datenablage betrieben. Umfang, Berechtigungen, Speicherbedarf, Laufzeit, Sicherung und Übergabe werden im Rahmen des jeweiligen Projekt- oder Betreuungsverhältnisses abgestimmt.
Abschluss und Übergabe
Bei Projektende wird besprochen, welche Unterlagen übergeben, wie lange sie bereitgestellt und welche Zugänge geschlossen oder angepasst werden. Eine dauerhafte Archivierung oder Bereitstellung ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.
Früh klären
Schon im Erstgespräch wird festgelegt, wie sensible Daten, Zugangsinformationen, Freigaben und Projektunterlagen sicher und praktikabel ausgetauscht werden.
Geeignete Inhalte und klare Grenzen
| Geeignet für | Nicht als Ersatz gedacht für |
|---|---|
| Abgestimmte Unterlagen, Freigaben, Übergabedokumente und Projektergebnisse | Eine unkontrollierte öffentliche Dateiablage |
| Benannte Ansprechpartner und projektbezogene Arbeitsgruppen | Die pauschale Weitergabe von Zugängen über Verteiler |
| Nachvollziehbaren Austausch während eines aktiven Vorhabens | Eine stillschweigend zugesagte Dauerarchivierung |
| Vereinbarte Unterlagen zu Auftrag, Betrieb und Übergabe | Das Versenden von Passwörtern oder Geheimnissen per ungeschützter E-Mail |
Informationswege früh festlegen
Im Erstgespräch wird nicht nur die Technik besprochen. Ebenso wichtig ist, wie sensible Informationen den richtigen Personen zugänglich gemacht werden, welche Plattform genutzt wird und wie Freigaben nachvollziehbar erfolgen. Je nach Schutzbedarf kann dies der Projektspeicher, ein vereinbartes Ticket, ein gesicherter Zugang oder ein anderer abgestimmter Weg sein.
Ein geschützter Austauschweg ersetzt nicht die Verantwortung der beteiligten Personen. Zugänge werden nur im vereinbarten Umfang vergeben und sollen über persönliche, nachvollziehbare Benutzerkonten genutzt werden.