Datenschutz & Sicherheit Öffentliche Datenschutzinformationen und allgemeine Hinweise zum Umgang mit Daten. Datenschutz und Informationssicherheit Datenschutz und Informationssicherheit gehören für DAXS zur fachgerechten IT-Arbeit. Sie sind kein Zusatzprodukt, das man am Ende eines Projekts dazukauft, sondern Teil der Planung, Umsetzung und Betreuung. Wie weit einzelne Maßnahmen gehen, richtet sich nach Daten, Systemen, Risiken und dem vereinbarten Auftrag. Datenschutz beginnt mit klaren Rollen Wer über Zwecke und Mittel einer Datenverarbeitung entscheidet, bleibt dafür verantwortlich. DAXS unterstützt bei technischen und organisatorischen Aufgaben, übernimmt aber nicht automatisch die rechtliche Verantwortung des Kunden. Bei einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag werden Rollen, Weisungen und erforderliche Vereinbarungen vor Beginn der Tätigkeit geklärt. Wo eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist, wird sie gesondert abgeschlossen. Die konkrete rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall ab und kann bei Bedarf mit Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatern abgestimmt werden. Angemessene Schutzmaßnahmen Ein angemessenes Sicherheitsniveau entsteht aus mehreren Bausteinen: klare Berechtigungen, sichere Identitäten, aktuelle Systeme, nachvollziehbare Änderungen, Datensicherung, Wiederherstellbarkeit und ein bewusster Umgang mit Risiken. Es gibt keine einzelne Maßnahme, die jede Umgebung pauschal sicher macht. DAXS empfiehlt Maßnahmen im Verhältnis zu Bedeutung, Sensibilität und tatsächlichem Risiko. Die konkrete Ausgestaltung technischer Schutzmaßnahmen, interne Systeminformationen und Zugangsdaten werden nicht öffentlich bekannt gegeben. Berechtigungen und Verantwortlichkeiten Zugriffe sollen nach Aufgabe und Notwendigkeit vergeben werden. Administratorrechte, gemeinsame Konten, unklare Zuständigkeiten und nicht mehr benötigte Zugänge sind typische Risiken, die in Projekten und im Betrieb berücksichtigt werden müssen. Entscheidungen über Benutzer, Rollen und fachliche Freigaben bleiben bei den dafür zuständigen Personen auf Kundenseite. Backup und Wiederherstellung Datensicherung ist ein wichtiger Teil der Vorsorge, ersetzt aber kein Sicherheitskonzept. Entscheidend sind nicht nur vorhandene Sicherungen, sondern auch Zuständigkeit, Umfang, Aufbewahrung, Wiederherstellbarkeit und regelmäßige Überprüfung. DAXS unterstützt bei der technischen Planung und Dokumentation im vereinbarten Umfang. Umgang mit vertraulichen Informationen Informationen aus Kundenumgebungen werden nur für die vereinbarte Leistung verwendet. Für die Zusammenarbeit werden geeignete Kommunikationswege und Zugriffsformen abgestimmt. Kunden sollten Zugangsdaten, Schlüssel und vertrauliche Unterlagen nicht unkontrolliert per E-Mail weitergeben oder in allgemein zugänglichen Ablagen hinterlegen. Drittanbieter und Cloud-Dienste Bei Cloud-, Hersteller- oder Providerdiensten gelten zusätzlich deren Vertragsbedingungen, Sicherheitsfunktionen und Verantwortungsbereiche. DAXS hilft, technische Optionen und Auswirkungen verständlich einzuordnen. Die Auswahl eines Dienstes und die Freigabe der damit verbundenen Vertragsbedingungen erfolgen durch den Kunden, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Fragen und Abstimmung Allgemeine Anfragen erreichen uns unter wecare@daxs.com. Für konkrete Projekte stimmen wir erforderliche Unterlagen, Zuständigkeiten und Maßnahmen passend zur jeweiligen Situation ab. Wichtig Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Verbindliche Datenschutz- und Sicherheitsregelungen ergeben sich aus dem jeweiligen Auftrag und den dafür notwendigen Vereinbarungen. Backup und Wiederherstellung Datensicherung ist ein wichtiger Baustein für die Wiederherstellbarkeit von Systemen und Daten. Sie ist jedoch nicht automatisch Hochverfügbarkeit, Archivierung oder eine Zusage, dass jede beliebige historische Version jederzeit verfügbar ist. Eine Sicherung ist ein Baustein. Wiederherstellung und fachliche Prüfung werden je System konkret geplant. Backup, Archiv und Verfügbarkeit Ein Backup dient in erster Linie dazu, einen definierten Daten- oder Systemstand wiederherstellen zu können. Archivierung verfolgt andere Ziele, etwa die langfristige Aufbewahrung. Hochverfügbarkeit soll Ausfälle möglichst vermeiden oder verkürzen. Welche dieser Ziele benötigt werden, wird getrennt betrachtet. Passend zum System planen Umfang, Sicherungsrhythmus, Aufbewahrungszeit, Speicherort, Zuständigkeit und mögliche Wiederherstellungsziele richten sich nach der konkreten Umgebung und ihrem geschäftlichen Stellenwert. Eine einzelne Standardlösung passt nicht zu jedem System. Wiederherstellung und Tests Ein vorhandenes Backup ersetzt keinen getesteten Wiederherstellungsprozess. Restore-Tests, Fehleranalyse und Wiederherstellungen sind eigene technische Tätigkeiten. Sie können Arbeitsaufwand verursachen und werden im vereinbarten Umfang geplant oder abgerechnet. Verantwortung und Grenzen DAXS unterstützt bei Konzeption, Einrichtung, Überwachung und Wiederherstellung, soweit dies beauftragt wurde. Ohne ausdrückliche Vereinbarung besteht keine pauschale Zusage zu Sicherungsumfang, Wiederanlaufzeit, Datenverlustgrenzen oder permanenter Verfügbarkeit. Wichtig Vor einer Änderung oder Migration wird gemeinsam festgelegt, ob ein geeigneter Sicherungs- und Rückfallweg vorhanden ist. Vor einer Sicherung gemeinsam festlegen Frage Beispiel für die Klärung Was wird gesichert? Dateien, Datenbanken, virtuelle Systeme, Konfigurationen oder ausgewählte Cloud-Daten Wie häufig und wie lange? Passend zu Änderungsrate, Schutzbedarf und vereinbarter Aufbewahrung Wo liegt die Sicherung? Getrennt vom Ursprungssystem, beim Kunden, in einem Rechenzentrum oder in einer vereinbarten Cloud-Umgebung Wer löst die Wiederherstellung aus? Benannte Verantwortliche und ein klarer Kommunikationsweg im Störungsfall Wie wird die Wiederherstellung geprüft? Geplante Tests, Stichproben oder anlassbezogene Wiederherstellungen Wiederanlauf ist eine eigene Aufgabe Im Ernstfall geht es nicht nur darum, Daten zurückzuspielen. Anwendungen, Berechtigungen, Abhängigkeiten, Reihenfolgen und fachliche Prüfungen können entscheidend sein. Deshalb wird bei wichtigen Systemen auch besprochen, welche Reihenfolge sinnvoll ist, wer die fachliche Kontrolle übernimmt und wann ein Ergebnis als wiederhergestellt gilt. Bei Migrationen, größeren Änderungen oder der Ablöse von Systemen wird der Sicherungs- und Rückfallweg vor dem Eingriff bewertet. Eine Abschaltung erfolgt erst, wenn die vereinbarten Voraussetzungen für Prüfung, Übergabe und Wiederanlauf erfüllt sind. Weiterführend Weitere passende Themen: Cloud, Hybrid und Datenhoheit, Betreuungsmodelle und Service-Level sowie Dokumentation und Wissenstransfer. Offizielle Kommunikation und Identitätsschutz DAXS nutzt daxs.com als primäre Unternehmensdomain. Für Produkte, Projekte, Marketing oder spezielle Services können zusätzliche Domains verwendet werden. Entscheidend ist nicht allein ein Logo oder Absendername, sondern ein nachvollziehbarer und bei wichtigen Vorgängen überprüfbarer Kommunikationsweg. Woran Kunden verlässliche Kommunikation erkennen Allgemeine Geschäftskommunikation erfolgt über bekannte DAXS-Kontaktwege, insbesondere wecare@daxs.com und die primäre Domain daxs.com. Verbindliche Dokumente werden im vereinbarten Weg bereitgestellt und, sofern vorgesehen, unterschrieben oder digital signiert. Bei sensiblen Änderungen, ungewöhnlichen Zahlungsanweisungen oder neuen Bankverbindungen ist eine kurze Rückbestätigung über einen bekannten Kontaktweg sinnvoll. Mehrstufige Absicherung statt falscher Sicherheit Je nach Projekt können E-Mail-Authentifizierung, Mehrfaktor-Authentifizierung, Rollen und Berechtigungen, Spam- und Malwarefilter, sichere Übertragungswege, Ticketnachvollziehbarkeit und abgestimmte Freigabeprozesse eingesetzt werden. Diese Maßnahmen reduzieren Risiken, ersetzen aber nicht die Aufmerksamkeit der beteiligten Personen. Telefon als zusätzlicher Verifikationsweg Die digitale Telefonie kann projektbezogen als zusätzlicher Kanal für Rückfragen, Bestätigungen oder klar abgegrenzte Automatisierungen genutzt werden. Möglich sind etwa die Bestätigung eines Wartungsvorgangs, eine Statusabfrage, das Auslösen freigegebener Supportprozesse oder ein zusätzlicher Code. Caller ID allein ist dabei keine Hochsicherheitsauthentifizierung, kann aber Teil einer mehrstufigen Lösung sein. Phishing und ungewöhnliche Anfragen Werden vertrauliche Daten, Zahlungen, geänderte Kontodaten oder weitreichende Zugriffe verlangt, empfiehlt sich eine zusätzliche Prüfung über einen bereits bekannten Kontaktweg. Eine kurze Rückfrage verhindert oft Missverständnisse und passt zu einer verantwortungsvollen Zusammenarbeit. Sicher und pragmatisch Der Schutzbedarf wird gemeinsam mit dem Kunden definiert. Nicht jeder Vorgang braucht denselben Prozess, wichtige Vorgänge sollen jedoch nachvollziehbar und passend abgesichert sein. Weiterführend: Tickets, Entwicklung und Wissenstransfer, Datenschutz und Informationssicherheit und geschützter Projektspeicher und Kundenaustausch. Technologie- und Projektpartner DAXS arbeitet je nach Projekt mit Plattformen, Herstellern, Providern, Hosting- und Rechenzentrumsanbietern sowie spezialisierten Projektpartnern zusammen. Dabei steht die passende Lösung für den Kunden im Mittelpunkt. Die Einbindung erfolgt transparent und nur dort, wo sie für Leistung, Service-Level oder technische Anforderungen sinnvoll ist. Typische Kategorien Kategorie Beispielhafte Rolle im Projekt Cloud- und Softwareplattformen Produktivität, E-Mail, Identität, Hosting, Speicherung oder Automatisierung Telekommunikation und Konnektivität Internet, Telefonie, Standortanbindung oder Mobilfunk Hersteller und Fachpartner Besondere Produktkenntnis, spezialisierte Security-Leistungen oder herstellerspezifische Anforderungen Hosting und Rechenzentrum Housing, dedizierte Infrastruktur, Backup-Standorte oder kundenexklusive Systeme Projektpartner Erweiterte Bereitschaft, größere Rollouts, besondere Versicherungs- oder Ressourcenanforderungen Transparenz und Datenverarbeitung Die Auswahl konkreter Anbieter richtet sich nach Projekt, Daten, Vertragslage, Schutzbedarf und gewünschtem Betriebsmodell. Wenn eine Datenverarbeitung durch Dritte relevant ist, werden die erforderlichen vertraglichen und datenschutzrechtlichen Grundlagen projektbezogen berücksichtigt. Eine allgemein öffentliche Seite ersetzt keine projektbezogene Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Keine verdeckten Abhängigkeiten DAXS unterstützt bei Auswahl, Konfiguration, Überwachung und Koordination externer Leistungen. Verträge, Verfügbarkeit, Preisänderungen und Produktbedingungen externer Plattformen unterliegen deren jeweiligen Rahmenbedingungen. Der Kunde erhält eine nachvollziehbare Grundlage für Entscheidungen und die spätere Übergabe. Weiterführend: Fremdanbieter und Cloudkosten, Betriebsmodelle, Cloud und Datenhoheit und Datenschutz und Informationssicherheit.